Zásady zpracování osobních údajů

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Centrum rozvoje Fénix, se sídlem Klenovice 269, 392 01 Soběslav (dále jen „organizace“ nebo „správce“).

Organizace zpracovává osobní údaje v souladu zejména s:

nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR),
zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů,
zákonem č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, v platném znění,
dalšími právními předpisy České republiky vztahujícími se k činnosti organizace.

Na co se tyto zásady vztahují

Tyto zásady se vztahují zejména na zpracování osobních údajů:

klientů a zájemců o sociální služby,
dětí, jejich rodičů, zákonných zástupců a dalších členů rodiny,
osob jednajících za klienty nebo v jejich zájmu,
zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání, dobrovolníků, stážistů a dalších spolupracujících osob,
dodavatelů, smluvních partnerů a kontaktních osob,
účastníků projektů, akcí, kurzů a dalších aktivit organizace,
osob komunikujících s organizací,
návštěvníků webových stránek organizace.

Za jakým účelem jsou osobní údaje zpracovávány

Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem:

poskytování sociálních služeb a související odborné pomoci,
jednání se zájemci o sociální službu,
vedení dokumentace klientů a záznamů o průběhu poskytované služby,
individuálního plánování a vyhodnocování poskytované podpory,
komunikace s klienty, zákonnými zástupci a dalšími spolupracujícími osobami,
spolupráce se školami, orgány sociálně-právní ochrany dětí, zdravotnickými zařízeními a dalšími institucemi, pokud je pro takovou spolupráci dán zákonný důvod,
realizace projektů, vzdělávacích, osvětových a dalších aktivit organizace,
uzavírání a plnění smluv,
vedení personální a mzdové agendy,
výběru zaměstnanců a spolupracovníků,
plnění zákonných povinností organizace,
vedení účetnictví a daňové evidence,
evidence a vykazování činnosti organizace vůči poskytovatelům dotací a dalším oprávněným subjektům,
ochrany práv a oprávněných zájmů organizace,
zajištění bezpečnosti klientů, zaměstnanců a dalších osob,
vyřizování dotazů, podnětů a stížností.

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze tehdy, pokud pro jejich zpracování existuje odpovídající právní základ podle GDPR. Tím může být zejména plnění smlouvy, plnění právní povinnosti, ochrana životně důležitých zájmů, plnění úkolu ve veřejném zájmu, oprávněný zájem správce nebo souhlas subjektu údajů.

Jaké osobní údaje jsou zpracovávány

V závislosti na konkrétní činnosti může organizace zpracovávat zejména:

jméno a příjmení,
datum narození,
rodné číslo, pokud je jeho zpracování nezbytné a právně přípustné,
adresu bydliště nebo pobytu,
doručovací adresu,
telefonní číslo,
e-mailovou adresu,
údaje o zákonných zástupcích a dalších osobách blízkých,
údaje o rodinné a sociální situaci,
údaje o vzdělávání a školní docházce,
údaje o zaměstnání a ekonomické situaci, pokud jsou relevantní pro poskytovanou službu,
údaje potřebné pro vedení smluvní, personální, mzdové a účetní agendy,
údaje obsažené v komunikaci s klientem nebo jinou osobou,
údaje nezbytné pro realizaci projektů a vykazování jejich výstupů,
další údaje nezbytné pro poskytování služeb a plnění zákonných povinností organizace.

Zvláštní kategorie osobních údajů

Vzhledem k charakteru poskytovaných služeb může organizace v nezbytném rozsahu zpracovávat také zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR, zejména:

údaje o zdravotním stavu,
údaje o zdravotním postižení,
údaje související s psychickým stavem a poskytovanou odbornou podporou,
případně další citlivé údaje, pokud jsou nezbytné pro řádné poskytování služby nebo splnění zákonných povinností.

Tyto údaje jsou zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu a při splnění podmínek stanovených právními předpisy.

Organizace může v odůvodněných případech zpracovávat rovněž osobní údaje třetích osob, zejména rodinných příslušníků, zákonných zástupců nebo dalších osob důležitých pro řešení situace klienta.

Osobní údaje dětí

Vzhledem k zaměření činnosti organizace jsou zpracovávány také osobní údaje dětí a mladistvých. Těmto údajům je věnována zvýšená ochrana.

Osobní údaje dětí jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování služby, realizaci projektu nebo jiné oprávněné činnosti organizace a vždy s ohledem na nejlepší zájem dítěte a platné právní předpisy.

Jakým způsobem jsou osobní údaje zpracovávány

Osobní údaje jsou zpracovávány v listinné i elektronické podobě.

Listinná dokumentace je uchovávána v zabezpečených prostorách s omezeným přístupem. Elektronické údaje jsou zpracovávány prostřednictvím informačních systémů a zařízení zabezpečených proti neoprávněnému přístupu.

K osobním údajům mají přístup pouze zaměstnanci, spolupracovníci a další oprávněné osoby, které je potřebují pro výkon své činnosti a jsou vázány povinností mlčenlivosti nebo jinou odpovídající povinností ochrany údajů.

Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu a při splnění zákonných podmínek zpřístupněny zejména:

orgánům sociálně-právní ochrany dětí,
soudům,
Policii České republiky,
správním orgánům a dalším orgánům veřejné moci,
školám a školským zařízením,
poskytovatelům zdravotních služeb,
dalším poskytovatelům sociálních služeb,
poskytovatelům dotací a subjektům oprávněným ke kontrole jejich čerpání,
účetním, daňovým a auditorským službám,
poskytovatelům informačních systémů a IT služeb,
dalším smluvním partnerům, pokud je předání údajů nezbytné a existuje pro něj odpovídající právní důvod.

Osobní údaje jsou vždy zpřístupňovány pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel.

Organizace neposkytuje osobní údaje třetím osobám pro jejich vlastní marketingové účely.

Povinnost mlčenlivosti

Zaměstnanci a další osoby podílející se na poskytování sociálních služeb jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se dozvěděli v souvislosti s výkonem své činnosti, a to v rozsahu stanoveném právními předpisy a interními pravidly organizace.

Jak dlouho jsou osobní údaje uchovávány

Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány, a následně po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy nebo interními pravidly organizace.

Doba uchování se liší podle druhu dokumentace a účelu zpracování. Organizace respektuje zejména povinné archivační a skartační lhůty vztahující se k sociálním službám, pracovněprávní, účetní, daňové a projektové dokumentaci.

Po uplynutí příslušné doby jsou osobní údaje bezpečně zlikvidovány. Listinné dokumenty jsou skartovány a elektronická data jsou bezpečně odstraněna, pokud neexistuje další právní důvod pro jejich uchování.

Způsob ochrany osobních údajů

Organizace přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před jejich ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, změnou nebo zveřejněním.

Mezi tato opatření patří zejména:

zabezpečení počítačů a dalších zařízení,
používání přístupových hesel,
omezení přístupových oprávnění,
zabezpečení používaných informačních systémů,
antivirová a další bezpečnostní ochrana,
zabezpečení elektronické komunikace,
používání zabezpečené datové schránky,
uzamykání prostor a dokumentace obsahující osobní údaje,
pravidelné poučení zaměstnanců a spolupracovníků o ochraně osobních údajů,
povinnost mlčenlivosti zaměstnanců a dalších oprávněných osob.

Předávání osobních údajů mimo Evropskou unii

Organizace standardně nepředává osobní údaje do třetích zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor ani mezinárodním organizacím.

Pokud by k takovému předání v konkrétním případě docházelo, bude uskutečněno pouze při splnění podmínek stanovených GDPR.

Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů má subjekt údajů za podmínek stanovených GDPR zejména právo:

na přístup ke svým osobním údajům,
na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů,
na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
na omezení zpracování,
vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu nebo plnění úkolu ve veřejném zájmu,
na přenositelnost údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Některá z uvedených práv mohou být v konkrétních případech omezena, zejména pokud je zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění právní povinnosti organizace nebo existuje jiný zákonný důvod pro jejich další zpracování.

Kontaktní údaje pro uplatnění práv

Ve věcech ochrany osobních údajů lze organizaci kontaktovat:

Centrum rozvoje Fénix
Klenovice 269,
392 01 Soběslav

E-mail: reditelka@centrumrozvojefenix.cz

Žádosti týkající se osobních údajů budou vyřizovány v souladu s GDPR a dalšími platnými právními předpisy.

Závěrečná ustanovení

Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 1. 1. 2025.

Centrum rozvoje Fénix je oprávněno tyto zásady přiměřeně aktualizovat, zejména v návaznosti na změny právních předpisů, rozsahu poskytovaných služeb nebo způsobu zpracování osobních údajů.